如何高效的远程办公(在家办公)

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1 前言

由于众所周知的原因,很多公司春节过后都开启了远程办公模式。这也一度使得钉钉、企业微信挂掉。还真是人多力量大,不怕你不挂呀。
其实很多年前我就开始期待着有一天可以实现在家办公,没想到这个愿望在 2020 年变成了现实。当然,我宁愿永远也不要实现这个愿望,也不希望是因为这样的原因而在家办公。不过话说回来,目前支持我们远程(在家)办公的基础实施已经非常完善了。

  • 高速宽带(以后 5G 普及就更爽了)
  • 丰富的即时通讯工具(钉钉、企业微信等)
  • 强大的在线协作工具(Office365、石墨、语雀等)
  • 多样的项目管理工具(Teambition、Trello 等)
  • 各种云存储工具(各种网盘、OneDrive、坚果云等)

可以说在基础设施方面,我们已经完全可以实现远程办公了。但问题的关键不在于工具,而在于使用工具的我们。如果你曾经在家里写过论文、准备过各种考试、或者其他较长期的事情,你会发现保持持续的高效是一件非常难的事情。这一点我深有体会,并从中总结了一些可以供大家参考的内容。

2 个人角度

工作后参加过考试或者写过论文的人,应该会有去图书馆或者大学自习室再或者去咖啡厅学习的经历。因为在家实在是进行不下去,效率太低了。同样是你,为什么在公司、图书馆、自习室甚至咖啡厅,就比在家的效率高很多呢?很明显环境是关键!

环境对一个人影响是巨大的,我们知道三字经里有「昔孟母,择邻处」,说的是孟子的目前为了为孟子找到一个适合学习的环境屡次搬家的故事,就是有名的孟母三迁。可见环境对于一个人的影响是极大的。

而恰恰家里这种拥有温暖被窝,永不断线的 WiFi,不会没电的手机、吃不完的零食于一身的地方,任凭你有再顽强的意志也低挡不住这么多的诱惑。唐僧不也差点没扛住女儿国国王的猛烈攻势吗?所以我们要做的不是生扛,而是智取——远离诱惑。

2-1 仪式感

生活需要仪式感,学习和工作同样需要。我们每天走进办公室,打开电脑,接上一杯热水,坐到自己的位置上就是我们开启一天工作的仪式。这一些列的操作会告诉我们的大脑,我要开始工作了。

所以在家办公我们要准时起床、吃早饭,然后换上平时上班的衣服,坐到自己的 “工位” 上开始一天的工作。

2-2 井水不犯河水

简单来说就是:休息的地方不办公,办公的地方不休息。如果你家里有书房,把书房当成你的办公场所,好啦,我知道你没有,最起码要有一把相对舒服的椅子和一张桌子,按照井水不犯河水的原则最好不要是餐桌,清理掉桌子上的杂物,调整好椅子的高度,选择正确的坐姿,愉快的开始一天的工作吧。

PS:一定要在工作区域工作,在休息区域休息。

2-3 工作时间认真工作,休息时间畅快休息

简单讲就是清晰地区分好工作和休息时间。在家办公考验区分工作和休息的能力,如何解决这个问题呢?可以使用「番茄工作法」,就是工作 25 分钟,休息 5 分钟。可以下载番茄土豆或者其他番茄工作的工具软件。

设置好中午休息的闹钟,避免午休睡过头。

到下班时间后,关闭电脑,换好家居服,好好享受一个晚上的休息时光。

3 集体规范

远程办公还涉及到一个问题,就是团队协作的问题,个人效率问题搞定以后,接下来就需要保证团队之间的沟通协作效率了。

集中办公时,信息传递很快,一个团队的人都坐在一起,交流起来非常方便。但远程办公时,大家都分落在不同的物理空间,依靠互联网建立连接。因此沟通的时效是我们需要格外重视的。时效有两层意思,一是沟通的及时性;二是单位时间的沟通效果。这两点做好,远程办公的协作效率也就有了保障。

3-1 定期沟通

首先,我们来解决沟通的时效性问题。集中办公时,时效性很好保障,大家都在方圆几米之内,遇到问题吼一声即可。但远程办公进行一次会话的成本相对来说就高一些(主要针对打字不容易说清楚的情况)。我们都知道如果访问每访问一次数据库就要创建一个连接,用完就销毁,这样会带来很大的资源开销,于是我们有了数据库连接池。集中办公的环境就相当于我们的连接池,但没有连接池的我们怎么办呢?

可以从下面两个方面来做:
• 早会
• 晚报

早会

早上十点(根据你们公司具体的作息而定)准时开早会,早会很简单,只需 5 到 10 分钟,每个人一分钟说一下今天要做什么,1,2,3。简单明了的说一下即可,顺便可以互相提个醒我们要开始工作了。

将一天的安排互相同步一下,大家也知道有什么问题该找谁。另外,将自己需要的资源,需要谁的协助等提前梳理,早会后找对应的人员单独沟通。上班前半个小时就是用来互相沟通的,我们都知道将 1000 条数据一次性插入数据库,要比一条一条插入效率高很多。

晚报

晚上下班前,将一天的工作情况简单的记录一下,可以通过钉钉或企业微信的日报功能发出来。与早会相结合,做到有头有尾,有始有终。

PS:早会要简短,严格控制时间,时间太长会影响工作效率,每人一分钟,只汇报不讨论,如果需要进一步的沟通,早会结束后找专人沟通。

3-2 提高沟通效率

解决完沟通的时效性问题后,接下来就是要保障单位时间内的沟通效果了。其实主要的就是提升会议的效率。其实很多公司的会议效率极其低下。原因无非这么几个:1,主题不明确;2,偏离主题;3,钻进细节;4,没有时间观念;5,重复开会

远程会议更需要提升会议的效率,要提高开会的效率需要做到以下几点:

  1. 会前确定会议大纲以及时长
  2. 确定会议类型(讨论会,还是决策会,或者是通知会)
  3. 会中把控好会议进程,讨论会只讨论核心主题,决策会提前拟定好方案会中表决,通知会就很简单了公布结果即可(
  4. 会后整理好会议纪要邮件发给与会人员

第一条可以明确主题及时长;第二条、三条可以不偏离主题,不钻细节,把控时间;最后一条可以保证会议的产出,不重复开会。

3-3 用好在线协作工具

工欲善其事必先利其器,借助公司已有的协作工具,将理论应用到实践中去。文章的开头也列举了一些工具,如果你觉得不够可以去下面的链接中寻找,总有一款适合你:远程协作工具大盘点

4 结语

如果这篇文章可以带给你一点点帮助,那将是我最开心的事情。最后,希望我们一起努力度过这次难关,用我们的行动,告慰那些不幸离开我们的人,感谢那些坚守在一线的战士们!加油!

刘水镜 CSDN认证博客专家 Spring Boot 架构 Java
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